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Préparer une offre d'emploi

Cliquer ici pour accéder au site d'Emploi Québec

Source : Emploi Québec

Une offre d'emploi clairement rédigée retiendra l'attention des candidates et des candidats concernés par le profil recherché. C'est une économie de temps pour l'étape de la sélection. Vous devez donc vous préparer soigneusement avant de saisir l'information dans Québec emploi, comme dans tout autre site de recrutement.

Le titre de l'emploi

Choisissez un titre précis, mais qui sera compris de tous et de toutes. Par exemple, privilégiez commis de bureau au lieu de préposé aux photocopies et au courrier.

Le profil de l'entreprise

Dressez un bref portrait de votre entreprise, en mentionnant qui vous êtes, les produits ou les services que vous offrez, votre mission et le ou les lieux de travail. Cette information attirera particulièrement les personnes intéressées par vos activités ou votre localisation.

Attention à la discrimination!

Votre offre doit être non discriminatoire et respecter l'article 16 de la Charte des droits et libertés de la personne.

La description d'emploi

Votre offre d'emploi doit donner la nature exacte de l'emploi pour intéresser les candidates et les candidats ayant le bon profil. Elle doit comprendre :

un résumé de la fonction avec les principales tâches et responsabilités, afin de retenir l'attention des personnes qualifiées;
une énumération des diplômes, qualifications, aptitudes et expériences requis. Ces critères de sélection vous permettront d'exclure les candidatures qui n'y répondent pas;
les avantages liés au poste, par exemple, véhicule fourni.

La page Métiers et professions, autrefois Information sur le marché du travail (IMT), peut vous fournir des exemples qui vous aideront à rédiger une description de tâches. Consultez les descriptions détaillées de la section Métiers et professions sur le site d'Emploi Québec.

Une rémunération juste et concurrentielle

La rémunération doit respecter la Loi sur l'équité salariale. Habituellement, plus vos critères de sélection sont élevés, plus la rémunération proposée doit être intéressante.

Prenez aussi en considération l'échelle salariale de votre organisation et de votre secteur d'activité. Inspirez-vous des données diffusées sur la page Métiers et professions en ligne. Ce site contient des renseignements à jour sur le salaire horaire au Québec pour plusieurs métiers et professions.

Consultez Métiers et professions en ligne

Cependant, comme il existe des disparités régionales, consultez également les offres d'emploi publiées dans Québec emploi ou les petites annonces des journaux de votre région, ou encore renseignez-vous dans un bureau de Services Québec. Nos spécialistes connaissent le marché du travail de votre région et pourront vous donner une idée de la rémunération appropriée.

Consultez Québec emploi, service d’offres d’emploi en ligne

Diffuser vos offres d'emploi

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Source: Emploi Québec

Au moment de préparer votre offre, vous vous êtes assuré d'inclure les renseignements pertinents. Vous êtes maintenant prêt à afficher votre besoin de personnel.

Pensez à afficher vos postes vacants en même temps à l'interne et à l'externe. L'affichage à l'interne démontre que vous reconnaissez le potentiel de vos employés et employées et que vous leur offrez des possibilités d'avancement. Ceci peut être une source de motivation pour plusieurs personnes.

Il existe plusieurs façons de diffuser une offre d'emploi à l'extérieur de votre organisation.

Les réseaux de connaissances

Profitez du réseau de connaissances de votre personnel. Parmi leurs anciens collègues de travail ou d'études peut se trouver la personne idéale pour combler le poste offert.

Mettez également à profit votre réseau de connaissances personnelles. Soyez attentif aux nouvelles économiques qui touchent les entreprises de votre région ou de votre secteur d'activité. Si des ralentissements économiques touchent ces entreprises, vous pourriez bénéficier d'une main-d'œuvre disponible et qualifiée.

Québec emploi

Québec emploi est un site qui permet un jumelage entre des chercheurs d’emploi et des employeurs en fonction de leurs caractéristiques et de leurs besoins. Il donne accès à une banque de personnes qui cherchent un emploi. On y compte aussi de nombreuses candidatures d'étudiantes et d'étudiants à la recherche d'un stage ou prêts à occuper un poste à temps partiel ou un emploi d'été. Il s'agit également d'une vitrine pour les finissantes et les finissants prêts à démarrer leur carrière professionnelle. Québec emploi permet aux organisations inscrites de :

- publier une offre d’emploi;
- gérer facilement le processus de recrutement grâce à un jumelage intelligent;
- rechercher des profils Candidats en utilisant des critères de sélection précis.

Plus de détails sur Québec emploi, service d’offres d’emploi en ligne Ce lien ouvrira une nouvelle fenêtre et vous mènera dans un autre site. .

Si vous avez besoin d'aide pour publier une offre d'emploi, vous pouvez joindre le Centre d'assistance au placement, au 1 888-EMPLOIS (1 888-367-5647). Il est ouvert du lundi au vendredi, sauf les jours fériés, de 8 h à 18 h.

Les réseaux sociaux

Un chercheur d'emploi sur trois décroche un nouvel emploi grâce à son réseau de connaissances. Ce réseau est constitué de gens provenant de différents milieux : famille, amis, gens fréquentés, collègues d'études ou de travail, etc.

Les réseaux sociaux dans Internet contribuent à l'étendue des réseaux de chaque personne. Des sites tels que Facebook et LinkedIn offrent de grandes possibilités pour garder contact avec les gens de son réseau et pour créer de nouveaux liens. Les réseaux sociaux ont un effet multiplicateur important. En tant qu'entreprise, vous pouvez

profiter des fonctionnalités d'un compte payant sur l'un de ces sites pour publier de vos nouvelles;
faire circuler de l'information;
devenir membre de groupes de discussion ou en créer;
afficher les postes offerts et trouver des candidatures intéressantes.

Pensez à soigner votre image d'employeur!

Les salons et les foires de l'emploi

De tous les moyens de recrutement, les salons et les foires de l'emploi sont les seuls à vous permettre d'avoir en peu de temps un contact direct avec un grand nombre de personnes. Participer à un salon ou à une foire de l'emploi nécessite toutefois de la préparation de votre part.

Pour savoir combien ça coûte?, comment choisir?, comment être vu et avoir des conseils pratiques?, cliquez ici: Emploi Québec

Les services de placement dans les établissements scolaires

Vous avez un stage à offrir? Vous souhaitez engager une étudiante, un étudiant ou une personne nouvellement diplômée? Tournez-vous vers les services de placement étudiant.

Pour savoir combien ça coûte?, comment choisir? et avoir une gamme de services variés, cliquez ici: Emploi Québec.


Vous souhaitez faire une importante campagne de recrutement?: Profitez du bassin que représentent les futurs diplômés et diplômées des établissements d'enseignement : allez présenter votre organisation et expliquer vos critères d'embauche. Vous gagnerez du temps et vous rencontrerez plusieurs personnes bien préparées, dont le profil correspond à vos attentes.

Les publications : Petites annonces ou Carrière / Emplois

Les quotidiens, les hebdomadaires régionaux et les magazines spécialisés sont autant de possibilités qui s'offrent à vous pour faire paraître une offre d'emploi. Pensez aussi à créer une section Carrière ou Emplois sur le site Internet de votre entreprise. Vous pourrez y afficher les offres d'emploi ouvertes ou simplement recueillir les candidatures spontanées.

Pour savoir combien ça coûte? et comment choisir? Cliquez ici: Emploi Québec.

Les agences de placement

Les agences de placement jouent le rôle d'intermédiaires entre employeurs et personnes qui sont à la recherche d'un emploi. Elles peuvent

rechercher, sélectionner et recruter des candidates et des candidats en fonction de vos attentes;
faciliter l'accès à une banque de candidatures présélectionnées et correspondant à vos besoins;
mettre à votre disposition du personnel temporaire.

Inscrivez votre offre sur Québec emploi, service d’offres d’emploi en ligne Ce lien ouvrira une nouvelle fenêtre et vous mènera dans un autre site. .

Pour savoir combien ça coûte?, quels sont les avantages? et où trouver une agence? Cliquez ici: Emploi Québec.

Les sites Internet de recherche d'emploi

Les sites Internet permettent de chercher des profils de personnes qui pourraient vous intéresser dans des banques de candidatures et, pour le chercheur ou la chercheuse d'emploi, ils donnent la possibilité de fouiller les bases de données d’offres d'emploi.

Les sites de recherche d'emploi ou les réseaux sociaux spécialisés présentent plusieurs avantages pour la diffusion de vos offres d'emploi. Entre autres, ils permettent de

cibler une candidate ou un candidat recherché;
recevoir des candidatures rapidement après la publication;
économiser, parce que moins coûteux que les moyens plus traditionnels, même si certains sites sont payants pour les employeurs.

Plusieurs sites payants ou gratuits se spécialisent dans le recrutement de personnel. Vous pouvez aussi consulter des sites de recrutement spécialisés, par exemple en informatique, en bureautique, en communications ou en santé.

Sélectionner les candidates et candidats

Cliquez ici pour accéder au site d'Emploi Québec

Source: Emploi Québec

Vous devez évaluer plusieurs curriculum vitæ et vous assurer de sélectionner les bonnes personnes? Voici quelques conseils pour repérer les candidatures qui répondent à vos critères tout en évitant que votre subjectivité ne vienne brouiller les pistes.

Avant l'entrevue

Vous êtes moins familier avec le profil recherché? Consultez les personnes qui connaissent bien les besoins à combler et construisez une grille d'évaluation qui vous permettra de mieux vous concentrer sur les critères de sélection.

Voici les étapes à suivre :

Construisez une grille d'analyse des candidatures comprenant les rubriques suivantes : candidatures, critères de sélection et classement; voici un exemple: Grille d'évaluation des curriculum vitæ (PDF, 25 Ko)
inscrivez les critères de sélection dans les cases prévues à cet effet.
Évaluez chaque candidature en donnant une cote de 1 à 5 pour chaque critère. Inscrivez le résultat dans la case correspondante pour chaque candidature.
Faites le total.
Identifiez les candidatures qui répondent aux critères. Il est préférable de prolonger une recherche de candidatures que de recruter une personne ne répondant pas suffisamment aux critères. Sinon, vous risquez d'avoir à recommencer le processus quelques mois plus tard.
Faites une contre-vérification. Mettez toutes les chances de votre côté en demandant la collaboration d’autres personnes pour confirmer votre choix de candidature.
Convoquez les candidates et les candidats retenus en entrevue.

Conseils pratiques

Suivez l'évolution professionnelle de la candidate ou du candidat en examinant

sa scolarité ou ses diplômes;
le rythme de progression de sa carrière (lent, rapide, instabilité apparente, plafonnement);
ses activités de perfectionnement et de mise à jour des connaissances.

Portez une attention particulière aux responsabilités et aux réalisations correspondant au poste actuel ou au dernier poste occupé.

Lisez les objectifs de carrière et la lettre de présentation. Ils vous donneront de bons indices sur les motivations de la personne et la qualité de la candidature.

Déroulement de l’entrevue

Tout au long du processus de sélection, évitez les considérations subjectives et de garder un regard neutre et orienté sur les besoins à combler.

Soyez soucieux de votre image d'employeur, présentez les avantages de votre entreprise, ses programmes et ses projets à venir. Respectez le temps prévu pour chaque candidature.
Ayez une vision claire de la culture de l'entreprise et des enjeux reliés au poste à combler.
Décrivez le poste clairement pour que la personne rencontrée puisse se mettre en contexte.
Posez des questions qui permettront d'obtenir des réponses liées aux capacités, habiletés, aptitudes et expériences requises selon le poste à combler.
Donnez votre nom et un numéro de téléphone afin qu'il puisse rappeler s'il se souvient d'éléments supplémentaires.
Notez les réponses, comportements et réactions des gens que vous rencontrez objectivement, sans interpréter les faits. Vous pourrez ensuite comparer plus facilement les candidatures.
Ne signalez pas vos attentes dès le début de l'entrevue. Cela pourrait orienter et fausser les réponses.
Si vous choisissez d'administrer des tests pré emploi, assurez-vous qu'ils sont en lien direct avec le travail et les tâches à effectuer.
N'oubliez pas que l'entrevue peut vous permettre d'en apprendre sur les gens, mais aussi, elle peut en dire beaucoup sur les valeurs et l'environnement de travail au sein de l'entreprise.

Après l'entrevue

À la suite de l'entrevue, évaluez chaque critère et faites le total.

Avant de faire votre choix, vérifiez les références des personnes que vous avez convoquées en entrevue. La vérification des références est l'une des sources d'information les plus utiles lorsque vous voulez valider les réalisations et le rendement antérieur des personnes ayant postulé.

Assurez-vous d'obtenir l'autorisation du candidat. Le consentement pour la prise de référence doit être écrit, clair, précis et limité dans le temps.
Sélectionnez des personnes références qui ont eu l'occasion d'observer la candidate ou le candidat.
Dressez une liste des questions à poser pour vous rappeler quelles informations recueillir.
Concentrez-vous sur des questions ouvertes pour que votre interlocuteur puisse préciser sa pensée. Par exemple : J'aimerais que vous me donniez des exemples où vous avez fait preuve d'initiative.
Orientez la discussion sur les compétences et les aptitudes de la personne en évitant de susciter des opinions. Par exemple, plutôt que demander des commentaires, demandez de coter telle ou telle qualité.
En cas de doute, contactez les établissements d'enseignement pour valider l'authenticité des diplômes.
Assurez-vous que la personne rencontrée est bien celle inscrite dans le dossier de candidature.
Faites attention aux hésitations, aux réponses ambiguës, très négatives ou très enthousiastes.
Ne rejetez aucune candidature à cause d'une mauvaise référence. Des conflits personnels peuvent s'être produits et, dans un autre contexte, une personne peut avoir un rendement différent.

Accueillir les nouveaux employés

L’accueil et l’intégration des nouveaux employés devraient faire partie des préoccupations importantes pour tous les gestionnaires d’entreprise. Afin de mobiliser les nouveaux employés et leur permettre de développer un sentiment d’appartenance face à l’entreprise, le gestionnaire doit transmettre tous les renseignements nécessaires au moment de l’embauche.

La mise en place d’une stratégie d’accueil et d’intégration a généralement un impact important sur :

la durée d’emploi (le taux de roulement est moins élevé);
l’engagement de l’employé au sein de l’entreprise;
sa mobilisation et son adhésion à la mission.

Il importe donc de donner aux nouveaux employés, un maximum de renseignements sur la culture, les valeurs, la philosophie et les attentes de l’organisation au moment de l’embauche

Une bonne façon de faciliter l’intégration d’un nouvel employé est de lui montrer que son arrivée est appréciée et attendue.

Préparation à l'accueil :

Confirmer la date et l’heure de l’accueil ainsi que la personne responsable de son accueil;
Informez le personnel du nom, du poste et de la date d’entrée du nouveau;
Préparez son poste de travail avant son arrivée, (documents, outils, éléments de sécurité );
Ayez en main les codes d’accès aux ordinateurs, son adresse courriel ainsi qu’un poste téléphonique;
Préparer les cartons d’identification ou des cartes d’accès;
Prévoyez avec qui il prendra ses pauses;
Présenter le nouvel employé à ses collègues;
Préparez les documents pertinents et la documentation à lui remettre;
Remettez-lui sa description de poste;
Prévoyez quelles tâches il fera lors de la première journée;
Planifiez la formation technique.

* De plus, prévoyez de jumeler le nouveau venu avec un employé ou un collègue que vous identifierez à l’avance et qui pourra agir à titre de parrain ou d’accompagnateur.

L'accueil

Dès son arrivée, le nouvel employé doit se sentir encadré.

C’est son supérieur immédiat qui doit l’accueillir : celui-ci lui dresse le portrait de l’entreprise, lui parle des valeurs, de la mission, des produits et des services, des conditions de travail, lui précise les comportements souhaités et les règles à respecter, etc. (voir aide-mémoire ci-joint). Le supérieur fait ensuite visiter l’entreprise au nouvel employé et lui présente les membres de son équipe ainsi que son parrain. C’est à ce moment qu’il lui désigne son espace de travail ainsi que les outils disponibles (ordinateur, fournitures de bureau, etc.).

Vous pouvez également préparer une pochette d’accueil dans laquelle vous pourrez inclure le manuel de l’employé, l’organigramme de l’entreprise, le rapport annuel de la dernière année, des cartes professionnelles ainsi que d’autres documents importants.

Cliquez ici pour Contenu de la pochette d'accueil du nouvel employé

Les dossiers des employés doivent être déposés dans un endroit sécuritaire. La plupart du temps, cet endroit est un classeur fermé à clé dans un bureau, lui aussi fermé à clé, appartenant généralement au directeur général ou au responsable des ressources humaines.

*** Les employés peuvent faire une demande d’accès et de rectification à leur dossier. Selon la loi d’accès à l’information, vous devez y répondre dans les 30 jours. www.cai.gouv.qc.ca

Source: Univers Emploi, inspiré du Guide d’accueil et d’intégration d’Emploi-Québec Montérégie

L'intégration des nouveaux employés

C’est au cours de cette phase que l’employé pratiquera ses nouvelles tâches et ira chercher les connaissances et habiletés dont il aura besoin pour satisfaire aux exigences de l’entreprise. Il devra également s’adapter à son nouveau milieu en étant de plus en plus conscient des valeurs que l’entreprise véhicule et des attentes qu’elle a envers lui. Graduellement, il fera la connaissance des autres employés et s’imprègnera des normes culturelles déjà implantées.

C’est maintenant qu’il doit s’approprier ses nouvelles tâches avec l’aide de son accompagnateur. Il sera très utile que vous ayez préparé un plan d’entraînement qui décrit toutes les étapes de la formation. Cet outil vous sera particulièrement utile si la formation de l’employé est offerte par plusieurs personnes et que beaucoup de tâches différentes doivent être intégrées. Bien encadré, l’employé pourra acquérir dès le début de bonnes méthodes de travail et sera plus rapidement efficace à son poste.

Les conditions facilitant l’apprentissage :

pour offrir au nouvel employé toutes les chances possibles d’acquérir les nouvelles connaissances :

expliquez les tâches simples avant les tâches complexes;
suscitez l’intérêt de l’employé;
expliquez ce qu’on attend de lui;
respectez son rythme d’apprentissage et soyez à son écoute;
parlez en langage simple, clair et concis (évitez les jargons);
définissez les termes complexes ou pouvant prêter à confusion;
demandez à l’employé de résumer ce qu’il a compris;
situez la séquence de travail dans le processus de production;
faites toujours une démonstration avant de le faire pratiquer;
félicitez-le pour ses succès;
mentionnez-lui ses échecs en utilisant des faits concrets;
veillez à ne pas vous faire déranger;
arrêtez quand le travail devient trop difficile afin que l’employé ne se trouve pas confronté à des tâches impossibles à réaliser.

Source: Univers Emploi, inspiré du Guide d’accueil et d’intégration d’Emploi-Québec Montérégie

Le suivi et le maintien en emploi

Une fois la période d’adaptation terminée, il faudra s’assurer que l’employé est satisfait de son accueil. Une rencontre doit donc être prévue avec celui-ci afin de vérifier s’il a besoin de soutien d’une part et si d’autre part, il y aurait certaines mises au point à faire. Ses perceptions face à son intégration et son bien-être actuel seront garants de son maintien ou non en emploi. C’est l’occasion idéale pour lui demander s’il est satisfait de son accueil, de son intégration, de son entraînement, de son parrain et ainsi de suite.

Également, il faudra vérifier si le plan d’entraînement à la tâche a été efficace et se demander où en est rendu l’employé dans son apprentissage. Il sera très important de revenir sur les points non maîtrisés dans le travail pour compléter la formation.

Perdre un employé que nous venons de former coûte très cher. Des statistiques récentes nous prouvent que le coût moyen par embauche représente plus de 3 300 $ pour un employé de soutien ou pour un poste administratif. Pour un technicien, il en coûte environ 13 300 $ et encore plus pour un professionnel ou un gestionnaire. Afin de maintenir en emploi le nouvel employé, il faut donc en plus de bien le former, faire en sorte que ce dernier progresse dans l’entreprise en lui offrant un lieu lui permettant de vivre ses aspirations, ses ambitions, ses rêves et son plein potentiel et ainsi favoriser la rétention.

Tableau des conditions favorables au maintien à l'emploi

Comme on peut le constater, il n’y a pas que le salaire qui compte, c’est tout un ensemble de facteurs et de petits gestes qui, posés quotidiennement, vont faire toute la différence. Pour le dirigeant, s’occuper de l’ensemble de ses employés est une chose quasiment impossible, c’est donc pour cette raison qu’il doit prendre soin de son équipe de direction et permettre à celle-ci de prendre soin des autres employés de l’entreprise.

Même après avoir mis en place une bonne stratégie pour fidéliser le personnel, il peut arriver que certains décident de quitter. Il est important de rencontrer l’employé afin de vérifier pourquoi il désire aller voir ailleurs. La gestion de ce départ peut vous donner des éléments importants pour améliorer vos stratégies de rétention.

La boîte à outils

Voici une liste d'outils incontournables dans la gestion des ressources humaines.